Compliance – Ethischen wie rechtlichen Maßstäben strikt verpflichtet
Compliance-Verstöße sind kein Kavaliersdelikt: Warum frühes Handeln entscheidend sein kann.
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Was ist Compliance? Und warum ist Compliance gerade bei Detekteien wichtig?
Der Begriff Compliance begegnet uns seit mehreren Jahren mit zunehmender Häufigkeit: Banken, Unternehmen, ja selbst Staaten sollen sich „compliant“ verhalten. Was aber bedeutet das genau, beispielsweise für ein Unternehmen wie die Detektei Lentz®, und warum ist Compliance so wichtig?
Unter Compliance versteht man die Einhaltung von Gesetzen, Regelungen und ethischen Grundsätzen von Unternehmen. Eine effektive Compliance-Organisation ist für alle Unternehmen heute unverzichtbar. Verstöße können schnell an die Öffentlichkeit gelangen. Sie schaden dem Ruf des Unternehmens und ziehen oft hohe Strafen nach sich. CEO, Vorstand und Geschäftsführung eines Unternehmens haften dabei persönlich, denn die Leitung des unternehmensweiten Compliance-Management-Systems liegt in ihrer Verantwortung.
Daher ist das Compliance-System Teil unseres TÜV zertifizierten Qualitätsmanagements und für alle unsere Teammitglieder, egal ob im operativen Außendienst oder Mitarbeiter im Backoffice, verpflichtender Bestandteil des Arbeitsverhältnisses.
Regelkonformes Verhalten ohne Wenn und Aber
Die Lentz & Co. GmbH als Bestandteil der Lentz Gruppe® hat schon vor einigen Jahren ein Compliance-System eingeführt, dessen Anwendung als Bestandteil unseres Qualitätsmanagement-Systems durch den TÜV jährlich geprüft und dessen Wirksamkeit somit durch neutrale und erfahrene Prüfer (Auditoren) glaubwürdig bestätigt wird.
Damit ist sichergestellt, dass alle Mandate, die in unserer Detektei bearbeitet werden, nach den jeweils gültigen Gesetzen, Verordnungen, Normen und Richtlinien – gerade im Hinblick auf Datenschutz, Datenverarbeitung, Wahrung der Persönlichkeitsrechte der Zielpersonen usw. – bearbeitet werden. Damit ist auch die gerichtliche Verwertbarkeit unserer Berichte jederzeit gewährleistet und die erarbeiteten Ergebnisse und Beweise werden deshalb vor Gericht anerkannt.
Dieses Prinzip wird zu unserem Schutz und vor allen Dingen zum strikten Schutz unserer Mandanten jederzeit eingehalten und ist auch Bestandteil unseres jährlich neu TÜV zertifiziert überprüften Qualitätsmanagementsystems. Damit haben unsere Mandanten eine höchstmögliche Sicherheit, die bei Detekteien leider nicht selbstverständlich ist.
Compliance Management in unserer Detektei
Compliance ist ein Querschnittsthema, das alle Bereiche eines Unternehmens und selbst die Mitarbeiter unmittelbar berührt: Von der IT und Verwaltung über die Ausbildung, Aufklärung und Schulung der kfm. Angestellten und der Detektive bis hin zur praktischen, täglichen Arbeit mit unseren Mandanten. Da der rechtliche Rahmen, in dem wir alle uns bewegen, komplex ist und sich nahezu täglich verändert, ist Compliance zudem ein Prozess, der ständige Aufmerksamkeit verlangt. Eine neue EU-Verordnung, eine geänderte Datenschutzbestimmung – und schon müssen Unternehmen, die sich „compliant“ verhalten wollen, nachjustieren.
Wir nehmen das Thema „Compliance“ sehr ernst. Deshalb hat die Lentz Gruppe® schon im Jahr 2002, als erste Detektei überhaupt, damit begonnen, ein präventives Risiko-Management zu implementieren, welches dafür Sorge trägt, dass eine Rechtskonformität durch alle Mitarbeiter gewährleistet wird. Die Lentz Gruppe® hat in allen sensiblen Bereichen klare Richtlinien aufgestellt, nach denen sich unsere Mitarbeiter zu verhalten haben. Unser eigener Datenschutzbeauftragter überwacht die Einhaltung des Systems und der Regeln, mit dem Ziel uns stetig zu verbessern. Ferner steht allen Mitarbeitern, aber auch unseren Mandanten, dieser Datenschutzbeauftragte zur Verfügung, der jederzeit, bei allen Fragen nach normgerechtem Verhalten bzw. Hinweisen auf rechtswidrige Taten angesprochen und konsultiert werden kann. Dies – wenn gewünscht – unter Wahrung der Anonymität.
Die Lentz Gruppe® schult alle ihre Mitarbeiter regelmäßig und flächendeckend zu relevanten Rechtsgebieten der Compliance. Die Schulungen werden von externen Fachanwälten abgehalten und gewährleisten, dass alle unsere Mitarbeiter auch rechtlich „immer auf der Höhe der Zeit und Entwicklung“ sind.
TÜV-Standard für gute Unternehmensführung
Die Notwendigkeit zur ständigen Anpassung an die gesetzlichen Bestimmungen – machen Compliance zu einem anspruchsvollen Projekt, das sorgfältig gemanagt sein will. Der TÜV hat dafür Anfang 2011 eigens einen „Standard für Compliance Management Systeme“ (TR CMS 101:2011) veröffentlicht. Er soll Unternehmen wie die Detektei Lentz® dabei unterstützen, die Erfüllung der vielzähligen Anforderungen zu gewährleisten, die Compliance mit sich bringt – und so zu einer guten, ordnungsgemäßen Unternehmensführung (Corporate Governance) beitragen.
Dieser Compliance-Standard ist Bestandteil unseres Qualitätsmanagement-Systems.
Erkennen und Vermeiden von Interessenskonflikten
Auch als Lentz Gruppe® erwarten wir von jedem Teammitglied, dass es seine Arbeitszeit dem Unternehmen widmet. Jedes Teammitglied muss sich compliancegerecht verhalten und Interessenkonflikte vermeiden. Ein Interessenkonflikt kann immer dann auftreten, wenn die persönlichen Interessen eines Teammitgliedes den Interessen der Lentz Gruppe® zuwiderlaufen oder zuwiderlaufen könnten.
Hierbei kommt es nicht darauf an, ob es zu einem tatsächlichen Interessenskonflikt gekommen ist.
Hier sind die sechs häufigsten Beispiele:
- Externe Beschäftigung – Arbeiten für einen Konkurrenten, Lieferanten oder Kunden. Eine Beschäftigung bei Dritten kann zu Konflikten führen, wenn diese Ihre Leistungen für die Lentz Gruppe® beeinträchtigt.
- Externe Geschäftsinteressen – Nutzung Ihrer Position in der Lentz Gruppe®, um ein Nebengeschäft zu fördern oder nach Geschäftsmöglichkeiten zu suchen, die primär der Lentz Gruppe® wahrgenommen werden sollten.
- Entwicklung oder Unterstützung bei der Entwicklung von Strategien, die sich auf bestehende oder zukünftige Maßnahmen in der Lentz Gruppe® beziehen.
- Finanzielle Investitionen – ein wesentliches finanzielles Interesse an einem Wettbewerber oder Investitionen in ein anderes Unternehmen, welche die Beziehung der Lentz Gruppe® zu diesem Unternehmen beeinflussen können.
- Lieferantenbeziehungen – Annahme von mehr als bescheidenen Geschenken oder Bewirtung oder Beeinflussung der Beziehung der Lentz Gruppe® zu einem Lieferanten, in dem Verwandte, Ehepartner oder romantische Partner arbeiten.
- Mitarbeiterbeziehungen – Vorgesetzte(r) von Verwandten, Ehepartner oder romantischem Partner innerhalb von Mitarbeitern / Vorgesetzten der Lentz Gruppe®.
Durch das rechtzeitige Erkennen potenzieller Interessenkonflikte können Sie solche Konflikte vermeiden. Jedes Teammitglied muss umgehend seinen Vorgesetzten, oder die Geschäftsleitung konsultieren, wenn es mit einer Situation wie oben beschrieben konfrontiert ist. Ihr Vorgesetzter wird gemeinsam mit Ihnen ermitteln, ob ein Konflikt vorliegt und wie dieser behoben werden kann.
In manchen Fällen kann sogar der Anschein eines Interessenkonflikts den Ruf der Lentz Gruppe® genauso schädigen wie ein tatsächlicher Konflikt.
Die Lentz Gruppe® erwartet von jedem Teammitglied, dass es sich immer vor Augen führt, dass es schlimmer ist, einen Konflikt nicht offenzulegen, als überhaupt einen Konflikt zu haben. Die aktive Offenlegung ist nicht optional. Eine Offenlegung hat immer zügig und ohne jedwede Verzögerung gegenüber dem Vorgesetzten, oder der Geschäftsleitung schriftlich zu erfolgen.
Ihre Berater für Einsätze unserer Detektei:
Frances Lentz, Alexander Malien und ihr Detektiv-Team
Frances Lentz
Alexander Malien
Hier kommen die zu Wort, die es wirklich wissen müssen: unsere Mandanten
Volker R., Heppenheim
Dorothee S., Waiblingen
Joachim S., Köln
Im Detail sehen die Bewertungen durch unsere Mandanten wie folgt aus:
| Beratungsqualität | durchschn. Bewertung: 5 |
| Auftragsbearbeitung | durchschn. Bewertung: 5 |
| Ergebnisqualität | durchschn. Bewertung: 5 |
| Tätigkeitsberichte | durchschn. Bewertung: 5 |
| Transparenz | durchschn. Bewertung: 5 |
| Vertragsgestaltung | durchschn. Bewertung: 5 |
| Erreichbarkeit | durchschn. Bewertung: 4 |
| Zuverlässigkeit | durchschn. Bewertung: 5 |
| Gesamt | durchschn. Gesamtnote: 4,91 |
§ Kostenübernahme: Urteil des Bundesgerichtshofs unterstützt u.a. auch private Auftraggeber
Der Bundesgerichtshof BGH bestätigt, dass die Kosten für einen Detektiveinsatz Teil der Prozesskosten, sowohl im Privatbereich, als auch im Wirtschaftsbereich, sind. Und die muss im Streitfall vor Gericht die unterlegene Partei zahlen. Voraussetzung: „wenn der Einsatz der Detektei auf der Grundlage eines konkreten Verdachts zur Durchsetzung des Rechts notwendig war.“ Wenn also beispielsweise ein Mann also seine Exfrau beobachten lässt, weil sie seiner Meinung nach ungerechtfertigt nachehelichen Unterhalt von ihm verlangt, und er Recht bekommt, dann hat sie auch die Ermittlungskosten der Detektei zu tragen. (Quelle: dpa)
§ Bundesarbeitsgericht – Mitarbeiterbeobachtung ist zulässig!
Das BAG – Bundesarbeitsgericht hat mit dem Urteil vom 19. Februar 2015 festgestellt, dass die Observation von Mitarbeitern im Krankheitsfall weiterhin durchgeführt werden darf, sofern ein begründeter Verdacht nachweislich vorliegt (berechtigtes Interesse).
Nachweis von Compliance Verstößen durch unsere Detektei
Klare Regeln für Prävention und Ernstfall
Alle Bereiche des Unternehmens müssen die Compliance-Regeln bei ihrem Handeln berücksichtigen. Dabei tragen das Vorleben der Regeln durch die Führungskräfte sowie regelmäßige Compliance-Schulungen für die Mitarbeiter maßgeblich zur Prävention von Verstößen bei. Sollte es dennoch zu einem Verstoß kommen, hilft das Compliance-Regelwerk, den Fall schnell aufzudecken, ihn intern zu kommunizieren und keine Fehler bei der Aufarbeitung zu machen. Gegen beteiligte Mitarbeiter können dann angemessene Schritte unternommen werden – von der Ermahnung zur Abmahnung bis hin zur Kündigung.
Detektiveinsatz bei Compliance-Verstößen
Hat der Vorstand lediglich einen konkreten Verdacht für einen Regelverstoß, den er aber nicht beweisen kann, ist es meist besser, eine Detektei hinzuzuziehen. Denn wenn er dem Hinweis nicht weiter nachgeht und der Fall später doch ans Licht kommt, wird der Vorstand womöglich selbst wegen Verletzung der Aufsichtspflicht angeklagt. Eigene Ermittlungen bergen das hohe Risiko, dass der Vorstand dabei das Persönlichkeitsrecht des Verdächtigen verletzt, was wiederum auch strafbar ist. Seriöse Ermittler wissen dagegen genau, wie sie gerichtsfeste Beweise erlangen können, die das Unternehmen auch für arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Compliance-Verstößen benötigt.
Compliance: Auch für Detekteien wichtig
Eine eigene interne Compliance-Richtlinie ist auch bei Detekteien ein grundlegendes Qualitätsmerkmal. Als erste Detektei überhaupt hat die Detektei Lentz 2002 ein präventives Risiko-Management eingeführt, das sicherstellen soll, dass sich alle Mitarbeiter rechtskonform verhalten. Regelmäßige Weiterbildungen durch externe Fachanwälte sorgen dafür, dass die Ermittler die neuesten rechtlichen Regelungen für die Detektivarbeit kennen.
Ab wann sind Meldesysteme für Hinweisgeber Pflicht?
Im Zusammenhang mit der Einführung einer Compliance-Richtlinie empfiehlt sich auch das Einrichten eines Meldesystems. Die Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 und das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz, das die EU-Richtlinie bis Dezember 2021 in deutsches Recht übersetzen soll, fordern von Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ohnehin ein Meldesystem für Rechtsverstöße. Hinweisgeber sollen so besser geschützt werden und eine Anlaufstelle im Unternehmen haben. Nach einer zweijährigen Übergangszeit gilt das Gesetz auch für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern.
Compliance ist auch für eine Detektei selbst wichtig!
Ein zertifiziertes und wirksames Compliance-Management ist auch für Detekteien und Detektive wichtig! Ausgeschlossen ist damit nämlich, dass Sie – wie bei der Beauftragung von Detekteien ohne wirksames Compliance-Management-System in der Vergangenheit schon häufig passiert – vor Gericht plötzlich erfahren, dass die durch die Detektei gelieferten Berichte gegen gesetzliche Vorschriften verstoßen und die Berichtsinhalte damit nicht als Beweismittel anerkannt werden.
Ein extrem peinlicher Vorfall für Sie ganz persönlich, für Ihr Unternehmen und Ihren unternehmerischen Ruf! Ein Vorfall, der aber vermeidbar ist. Schützen Sie sich vor empfindlichen Strafen, indem Sie bei der Auswahl ihrer Detektei auf ein bestehendes TÜV Zertifikat für die Geltungsbereiche
- Qualitätsmanagement
- Datenschutzmanagement
- nachgewiesener Kundenzufriedenheit
- Compliance-Organisation
achten, so wie dies bei unserer Detektei der Fall ist. Gern beraten wir Sie hierzu ausführlich, telefonisch und kostenfrei. Sprechen Sie uns an.
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Häufig an unsere Wirtschaftsdetektei gestellte Fragen (FAQ)
Welche Detektei führt Risikoprüfungen (Due Diligence Ermittlungen) durch?
Die Detektei Lentz führt weltweit Risikoprüfungen (Due Diligence Ermittlungen) durch. Hierbei gehen die Ermittler besonders diskret und sorgsam vor, um möglichst viele standhafte Fakten über das zu prüfende Objekt (meist ein Unternehmen) zu sammeln.
Welche Detektei ermittelt bei Versicherungsbetrug?
Versicherungsbetrug hat viele Gesichter. Die Aufklärung sollte daher unbedingt in professionelle Hände gegeben werden. Die Privat- und Wirtschaftsdetektei Lentz aus Frankfurt am Main ermittelt auch bei Versicherungsbetrug.
Was passiert bei einer Einschleusung?
Unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben ist das Einschleusen eines Detektivs in einen Betrieb zulässig. Der Ermittler dokumentiert das Verhalten der Mitarbeiter zuverlässig und schafft dadurch Klarheit in unterschiedlichen Fällen von Mobbing, Betrug, Warenschwund, Diebstahl oder Manipulation.
Expertenvorstellung: Susanne Weyel
Sie haben Fragen an unsere Detektei zum Thema Compliance – Ethischen wie rechtlichen Maßstäben strikt verpflichtet? Unsere Expertin steht Ihnen gern zur Verfügung.
Die 26jährige Susanne Weyel ist nicht nur ZAD geprüfte Privatermittlerin – IHK, sondern auch geprüfte Fachkraft für Schutz und Sicherheit (IHK) und Mitglied im IHK-Prüfungsausschuss. Sie gehört seit rund vier Jahren zu unserem Team und ist im taktischen Ermittlungs- und Observationsdienst weltweit im Einsatz und unterstützt das Team auch in der Mandantenbetreuung.
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