KI-Apps zum Aufzeichnen von Besprechungen und Meetings. Ist das erlaubt?

MeetGeek, Otter, ClickUp, Krisp, Fellow, oder Tactiq sind nur einige der Programme, mit deren Hilfe man Meetings, Besprechungen & Co. Aufzeichnen und transkripieren kann.

Egal ob Sie es heimlich tun, oder für alle sichtbar:

Die Transkription von Online-Meetings durch Apps stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dar. Dies betrifft insbesondere sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie beispielsweise Namen, Stimmen oder geteilte Inhalte während des Meetings, oder die Verschriftlichung des gesprochenen Wortes in einem Meeting.

Die Aufzeichnung oder Verschriftlichung von Online-Meetings ist ausschließlich zulässig, wenn alle Teilnehmenden vorab eindeutig und umfassend über Art, Umfang, Zweck und Verantwortlichkeit der Datenverarbeitung informiert wurden. Hierzu zählt insbesondere der Hinweis, dass eine Transkription mittels Aufzeichnung / App. erfolgt und welche Datenkategorien hiervon betroffen sind.

Darüber hinaus ist eine ausdrückliche Einwilligung sämtlicher Teilnehmenden vor Beginn der Aufzeichnung oder Transkription einzuholen. Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und unmissverständlich erfolgen und ist zu dokumentieren. Ohne eine solche Einwilligung ist die Verarbeitung unzulässig und kann datenschutzrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Es obliegt dem Verantwortlichen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten und die Rechte der Betroffenen, insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung, zu wahren.

Mögliche Sanktionen bei Verstößen:

Verstöße gegen die datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere gegen die Informationspflichten und das Erfordernis einer wirksamen Einwilligung, können erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die Datenschutzbehörden sind berechtigt, Bußgelder zu verhängen, die sich gemäß Art. 83 DSGVO je nach Schwere des Verstoßes auf bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4% des weltweit erzielten Jahresumsatzes des Unternehmens belaufen können – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Darüber hinaus können betroffene Personen Ansprüche auf Schadensersatz geltend machen. Zusätzlich drohen Reputationsschäden und der Verlust des Vertrauens von Kunden und Geschäftspartnern.

Konkrete Maßnahmen zur Vermeidung von Datenschutzverstößen bei der Transkription von Online-Meetings durch Ki-Apps:

1. Vorabinformation der Teilnehmenden:
   Alle Teilnehmenden müssen vor Beginn des Meetings klar und verständlich über die geplante Transkription, den Zweck der Datenverarbeitung, die verantwortliche Stelle sowie ihre Rechte informiert werden.
2. Einholung und Dokumentation der Einwilligung:
   Die ausdrückliche Einwilligung aller Teilnehmenden ist vor der Aufzeichnung oder Transkription einzuholen. Die Einwilligung sollte schriftlich oder in elektronischer Form dokumentiert werden, um die Nachweisbarkeit sicherzustellen.
3. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM):
   • Zugangsbeschränkungen zu Transkriptionsdaten (z.B. nur autorisierte Personen erhalten Zugriff).
   • Einsatz von Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung der Daten.
   • Regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit personenbezogenen Daten.
   • Implementierung von Löschkonzepten zur rechtzeitigen und sicheren Entfernung von Transkripten nach Zweckerreichung.
4. Datensparsamkeit und Zweckbindung:
   Es sollten nur die für die Transkription und den definierten Zweck erforderlichen Daten verarbeitet werden. Eine Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken ist unzulässig, sofern keine erneute Einwilligung vorliegt.
5. Transparente Dokumentation:
   Die Verarbeitungsvorgänge, Einwilligungen und getroffenen Schutzmaßnahmen sind zu dokumentieren, um im Falle einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde Auskunft geben zu können.
6. Betroffenenrechte gewährleisten:
   Prozesse zur schnellen Bearbeitung von Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschanfragen der Betroffenen müssen etabliert werden.
7. Auftragsverarbeitung prüfen:
   Werden KI-Apps durch einen externer Dienstleister eingesetzt, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließen, der die datenschutzkonforme Verarbeitung sicherstellt.
8. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung:
   Die Datenschutzmaßnahmen sollten regelmäßig überprüft und an neue rechtliche oder technische Entwicklungen angepasst werden.
   Hinweis: Dieser Text und die beschriebenen Maßnahmen dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle rechtliche Beratung. Im Einzelfall sollte eine Prüfung durch eine qualifizierte Fachperson erfolgen.